Enregistrements par élément Exemple

Vous pouvez utiliser la page de propriétés Enregistrements par élément de la boîte de dialogue Configuration de base de données pour imprimer plusieurs enregistrements de base de données sur un seul élément imprimé et pour spécifier comment vous voulez que ces enregistrements soient regroupés sur vos éléments imprimés. Voici un exemple :

Supposons que vous avez une base de données texte appelée products.txt. Elle contient treize enregistrements comportant une liste de produits et de la région d'où provient le produit, comme suit :

Produit,Région

Couteau,Région de l'Ouest

Torchon,Région de l'Est

Tasse à café,Région Sud

Fourchette,Région de l'Ouest

Cuillère,Région de l'Ouest

Pinces,Région de l'Ouest

Dessous de plat,Région de l'Est

Verre,Région Sud

Verre à pied,Région Sud

Spatule,Région de l'Est

Tasse à thé,Région Sud

Verre à jus,Région Sud

Gobelet,Région de l'Est

Vous voulez que BarTender imprime un seul élément pour chaque région qui a tous les produits de cette région imprimés sur l'élément. Les procédures suivantes décrivent comment créer la connexion à de base de données, pour permettre l'impression de plusieurs enregistrements par élément imprimé et d’ajouter les enregistrements à votre modèle.

Dans le menu Fichier, cliquez sur Configuration de connexion de base de données.
Dans l'assistant de configuration de la base de données, cliquez sur Fichier texte, puis sur Suivant.
Cliquez sur Sélectionner fichier pour accéder au fichier products.txt.
Cliquez sur products.txt, puis sur Ouvrir. Un aperçu de fichier s'affiche dans l'assistant.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Format de fichier de l'assistant, vous pouvez cliquer sur l'onglet Champs pour voir les données sous forme de tableau.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Noms de champs de l'assistant, vous pouvez vérifier que la première ligne est identifiée comme nom de champ pour les données.
Cliquez sur Terminer pour terminer l’assistant. La boîte de dialogue Configuration de base de données s'ouvre.

Ensuite, définissez le nombre maximum d'enregistrements par élément, puis spécifiez les options Interruption lorsque le champ change et Combiner plusieurs enregistrements en un seul champ.

Sur la boîte de dialogue Configuration de base de données, cliquez sur Enregistrements par élément.
Dans la page de propriétés Enregistrements par élément, pour Nombre maximum d'enregistrements par élément imprimé, utilisez les flèches pour sélectionner 6. Dans cet exemple, 6 est un nombre arbitraire. Dans la plupart des cas, vous fixeriez la limite maximale d'enregistrement à un nombre qui tiendrait réellement sur l'étiquette ou dans l'objet texte.
Cliquez pour sélectionner Interruption lorsque le champ change.
Dans la liste Champs, cliquez pour sélectionner Région, puis cliquez sur OK. Les enregistrements retournés sont alors interrompus chaque fois que la valeur du champ Région change.
Cliquez pour sélectionner Combiner plusieurs enregistrements en un seul champ.
Dans la liste Champs, cliquez pour sélectionner Produit, puis cliquez sur OK. Ceci permet aux valeurs de champ Produit retournées d'apparaître dans un objet texte unique sur le modèle.
Pour l'option Séparateur, cliquez pour sélectionner Personnaliser, puis saisissez une virgule suivie d'un espace (, ). Ceci spécifie que les produits qui sont listés dans l'objet unique seront séparés par une virgule suivie d'un espace.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Ordre de tri.
Dans la page de propriétés Ordre de tri, double-cliquez sur Région pour l'ajouter à la liste Champs à trier par. Autrement, faites glisser Région de la liste Champs disponibles vers la liste Champs à trier par. Les enregistrements retournés sont alors triés selon les valeurs du champ Région.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration de base de données.

Ensuite, ajoutez les enregistrements à votre modèle, puis formatez-les comme vous voulez qu'ils apparaissent.

Depuis le volet Sources des données de la Boîte à outils, cliquez et faites glisser Région vers le modèle. Un objet texte est créé en utilisant la source de données champs de base de données Région.
Depuis le volet Sources des données de la Boîte à outils, cliquez et faites glisser Produit [+] vers le modèle, puis positionnez-le sous le premier objet. Un objet texte est créé en utilisant la source de données champs de base de données Produit [+].
Utilisez les flèches de contrôle de la barre de navigation d'enregistrement (au bas de la zone de création du modèle) pour afficher les éléments qui seront imprimés pour ce document. Notez que la liste des produits sur un ou plusieurs éléments peut être trop large pour tenir sur le modèle. Lorsque cela se produit, vous pouvez modifier l'objet texte pour que la liste des produits s'ajuste sur plusieurs lignes dans l'objet.

Ajuster les produits dans l'objet texte
1. Ouvre la boîte de dialogue Propriétés de l’objet pour l’objet texte Produits [+]. Pour ce faire, double-cliquez sur l'objet. Autrement, utilisez le bouton secondaire de la souris pour cliquer sur l’objet, puis cliquez sur Propriétés.
2. Dans la boîte de dialogue Propriétés du texte, cliquez sur Format de texte pour ouvrir la page de propriétés Format de texte.
3. Dans l'onglet Ajuster, cliquez pour cocher la case Ajuster à la largeur.
4. Cliquez sur Fermer.
5. Ajustez la largeur de l'objet en faisant glisser la poignée de dimensionnement horizontale de l'objet jusqu'à ce que l'objet ait la largeur souhaitée.

Lorsque vous imprimez votre document, les trois éléments imprimés ressemblent aux suivants :

Dans cet exemple, trois éléments sont imprimés parce qu'il y a trois régions dans la base de données et que tous les produits pour chaque région tiennent sur l'élément imprimé. Le nombre maximum de produits par élément imprimé est fixé à six, de sorte que lorsqu'une région dépasse six produits, les produits supplémentaires pour cette région seront imprimés sur un élément séparé, ce qui augmente le nombre d'élément imprimés. De même, si une autre région est ajoutée, un élément supplémentaire sera imprimé.