Ejemplo de Registros por artículo

Puede utilizar la página de propiedades Registros por artículo del cuadro de diálogo Configuración de la base de datos para imprimir varios registros de la base de datos en un único elemento impreso y para especificar cómo desea que esos registros se agrupen en los elementos impresos.

Tiene una base de datos de texto denominada Products.txt. Contiene trece registros que consisten en productos y la región de la que es originario el producto, como se indica a continuación:

Usted desea que BarTender imprima un solo artículo para cada región que tenga todos los productos de esa región impresos en el artículo. Los siguientes procedimientos describen cómo crear la conexión a la base de datos, permitir la impresión de varios registros por cada elemento impreso y añadir los registros a la plantilla.

En el menú Archivo, seleccione Configuración de la conexión a la base de datos. Alternativamente, haga clic en de la barra de herramientas principal.
En el asistente de configuración de la base de datos, haga clic en Archivo de texto y, después, haga clic en Siguiente.
Haga clic en Seleccionar archivo para navegar hasta el archivo Products.txt.
Haga clic en Products.txt y, a continuación, en Abrir. En el asistente se muestra una vista previa del archivo.
Haga clic en Siguiente.
En la página Formato de archivo del asistente, puede hacer clic en la ficha Campos para ver los datos en formato de tabla.
Haga clic en Siguiente.
En la página Nombres de campo del asistente, verifique que la primera fila se identifica como nombres de campo para los datos.
Haga clic en Terminar para completar el asistente. Se abre el cuadro de diálogo Configuración de la base de datos.

En el cuadro de diálogo Configuración de la base de datos, haga clic en Registros por artículo.
En la página de propiedades Registros por artículo, en Máximo de registros por artículo impreso, introduzca 6.

En este ejemplo, 6 es un número arbitrario. Por lo general, el límite máximo del registro se fijaría en un número que realmente encajara en la etiqueta o en el objeto de texto.

Haga clic para seleccionar la casilla Interrumpir cuando cambie el campo.
En la lista Campos, haga clic para seleccionar la casilla de verificación Región y, a continuación, haga clic en Aceptar. Este ajuste hace que los registros devueltos se interrumpan cada vez que cambie el valor del campo Región.
Haga clic para seleccionar la casilla Combinar varios registros en un solo campo.
En la lista Campos, haga clic para seleccionar la casilla de verificación Producto y, a continuación, haga clic en Aceptar. Este ajuste permite que los valores del campo Producto devueltos aparezcan en un único objeto de texto en la plantilla.
Para la opción Separador, haga clic para seleccionar Personalizado y, a continuación, escriba una coma seguida de un espacio (, ). Este ajuste especifica que los productos que se enumeran en el objeto de texto están separados por una coma seguida de un espacio.
En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Criterios de ordenación.
En la página de propiedades Criterios de ordenación, haga doble clic en Región para añadirla a la lista Ordenar por campos. Alternativamente, arrastre Región de la lista de Campos disponibles a la lista de Ordenar por campos. Esta operación hace que los registros devueltos se ordenen por los valores del campo Región.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de la base de datos.

En el panel Orígenes de datos del Cuadro de herramientas, expanda el nodo Campos de base de datos y, a continuación, arrastre Región a la plantilla. Se crea un objeto de texto que utiliza el origen de datos del campo de base de datos Región.
En el panel Orígenes de datos, localice Producto [+] en Campos de la base de datos y, a continuación, arrastre Producto [+] a una ubicación de la plantilla que esté debajo del objeto de texto Región. Se crea un objeto de texto que utiliza el origen de datos del campo de base de datos Producto [+].
Utilice las flechas de la barra de navegación de registro (en la parte inferior del área de diseño de plantillas) para ver los elementos que se imprimirán para este documento.

Es posible que vea que la lista de productos de un artículo es demasiado amplia para caber en la plantilla. Cuando esto sucede, puede modificar el objeto de texto para que la lista de productos se ajuste a múltiples líneas dentro del objeto.

Para ajustar la lista de productos dentro del objeto de texto
1. Haga doble clic en el objeto de texto Productos [+] para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del texto. Alternativamente, también puede hacer clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, hacer clic en Propiedades.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades del texto, haga clic en Formato de texto para abrir la página de propiedades Formato de texto.
3. En la ficha Ajustar, haga clic para seleccionar la casilla de verificación Ajuste de línea a la anchura.
4. Haga clic en Cerrar.
5. Ajuste el ancho del objeto arrastrando el identificador de tamaño horizontal del objeto hasta que el objeto sea del ancho deseado.

En este ejemplo, al imprimir el documento, el resultado son tres elementos que se parecen a los siguientes.

Se imprimen tres elementos porque hay tres regiones en la base de datos y todos los productos para cada región encajan en el artículo impreso. El número máximo de productos por elemento impreso es de seis, por lo que, si una región ha excedido los seis productos, los productos adicionales para esa región se habrán impreso en un elemento aparte. Del mismo modo, si añadiera otra región, se imprimiría un elemento adicional.

Producto	Región
Cuchillo Trapo de cocina Taza de café Tenedor Cuchara Pinzas Salvamanteles Vaso elegante Copa de vino Espátula Taza de té Vaso de zumo Vaso de tubo	Región Occidental Región Este Región Sur Región Occidental Región Occidental Región Occidental Región Este Región Sur Región Sur Región Este Región Sur Región Sur Región Sur