Cuadro de diálogo Seleccionar registros

El panel de búsqueda está situado en la parte superior del cuadro de diálogo. Puede filtrar el conjunto de registros en un subconjunto de registros introduciendo caracteres en el cuadro de entrada. Para eliminar el filtro, haga clic en , situado en la parte derecha del cuadro de entrada.

Esta columna muestra el número de registro para cada registro del conjunto de registros.

Esta columna especifica qué registros se han seleccionado para imprimir. Haga clic en la casilla de verificación adyacente a un registro para seleccionar dicho registro para imprimirlo; haga clic otra vez en la casilla para cancelar la selección. De forma alternativa, puede seleccionar o desmarcar todos los registros del conjunto de registros haciendo clic en la casilla de verificación de la parte superior de la columna. Esta columna no está disponible si se está utilizando la columna Cantidad.

De forma predeterminada, el cuadro de diálogo muestra columnas que coincidan con los campos de la base de datos que están conectadas a un objeto de la plantilla. Puede ordenar el conjunto de registros en base a cualquier columna de campo de base de datos haciendo clic en el encabezado de la columna. Si no se enlaza ningún campo de la base de datos conectada a un objeto plantilla, todos los campos de la base de datos se muestran en las columnas del cuadro de diálogo.

El navegador de registros se encuentra justo debajo de las filas del conjunto de registros. Muestra el número de registro del registro de la base de datos seleccionado en ese momento y el número total de registros incluidos en el conjunto de registros. Puede navegar rápidamente a través del conjunto de registros hasta el registro específico utilizando las flechas de navegación.

Esta campo muestra los números de registro para los registros que se hayan seleccionado para imprimir.

Puede especificar manualmente los registros que quiera imprimir introduciendo los registros en el campo Registros seleccionados, de la siguiente manera:

• Para especificar una serie de números de registro independientes, utilice comas (por ejemplo: 1,3,7).

• Para especificar un rango de registros, utilice un guion (por ejemplo: 1-3).

• Para especificar tanto una serie como un rango de registros, utilice una combinación de comas y guiones (por ejemplo: 1-3,7,8).

• Para especificar un número personalizado de copias, utilice paréntesis (por ejemplo: 1-3,7,8,9(14),12-40,41-43(14)). Esta opción anula la configuración de Copias en la minificha Cantidad del cuadro de diálogo Imprimir y está disponible cuando se hace clic para seleccionar la casilla Permitir que el cuadro de diálogo Selección de registro tenga preferencia sobre copias del cuadro de diálogo Opciones de cantidad de impresión.

Si se utiliza la columna Cantidad, puede especificar además la cantidad de copias de los registros seleccionados en este campo.

Para ocultar o mostrar el panel de búsqueda, haga clic con el botón secundario en cualquier parte del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Ocultar panel de búsqueda o Mostrar panel de búsqueda.

Utilice la columna Cantidad para especificar el número de copias que desea imprimir para un registro seleccionado. La columna Cantidad es visible en el cuadro de diálogo Seleccionar registros solo después de haberla habilitado.

Para habilitar la columna Cantidad

Al hacer clic en una fila para seleccionar el registro para imprimir, la cantidad por defecto que se indica viene determinada por el valor especificado en el campo Copias de la minificha Cantidad del cuadro de diálogo Imprimir. Puede anular la cantidad predeterminada especificando un nuevo valor. Para ello, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la columna Cantidad del registro deseado, haga doble clic en el valor predeterminado del registro seleccionado y, a continuación, introduzca el valor deseado. Alternativamente, utilice los controles de flecha arriba y abajo para especificar la cantidad.

• En el campo Registros seleccionados, indique la cantidad de los correspondientes registros de los que requiera una cantidad de impresión diferente a la predeterminada. Para ello, escriba la cantidad entre paréntesis inmediatamente después del número de registro. Por ejemplo, si escribe "2,3,4(2)" en el campo Registros seleccionados, se imprimirán dos copias del registro 4, mientras que se imprimirá la cantidad de copias predeterminada para los registros 2 y 3. Puede especificar la cantidad de impresiones en el campo Registros seleccionados solo cuando la columna Cantidad esté disponible.

El cuadro de diálogo Seleccionar registros es compatible con varios métodos para filtrar los registros de la base de datos mostrados. Puede utilizar el método que mejor se adapte a sus necesidades, desde un sencillo filtro de campos o una instrucción condicional para expresiones más complejas, que conlleve una o más instrucciones condicionales y una o más columnas. Para obtener más información sobre cómo filtrar el conjunto de registros, consulte Filtrar datos utilizando un cuadro de diálogo Seleccionar registros.

Puede ordenar los registros mostrados en el cuadro de diálogo utilizando uno de los métodos siguientes:

• Haga clic en el encabezado de la columna una vez para el campo de la base de datos para organizar el conjunto de registros en orden ascendente en base a los valores de dicha columna. Para organizarla en orden descendente, haga clic de nuevo en el encabezado de columna. Si hace clic en un encabezado de columna diferente, se elimina toda la ordenación de la columna anterior.

• Haga clic en cualquier parte de la columna que quiere clasificar por y, después, haga clic en Ordenar ascendentemente o en Ordenar descendentemente. Puede clasificar en una segunda columna de esta misma manera y crear un orden de clasificación secundario dentro del primer orden de clasificación.

Al utilizar el agrupamiento, el conjunto de registros se colapsará en nodos para cada entrada única dentro de la columna agrupada. Para expandir nodos individuales para ver los registros de dicho nodo, haga clic en situado junto al nodo que desee. Para ocultar los nodos expandidos, haga clic en junto al nodo que desee.

Cuando desee agrupar registros, en el menú contextual estarán disponibles las siguientes opciones:

• Agrupar por esta columna: Agrupa el conjunto de registros por la columna en la que se haya abierto el menú contextual. Al hacer clic en esta opción en el menú contextual de un nodo de grupo existente, el conjunto de registros de cada nodo de nivel superior se agrupa según la nueva columna, que crea una visualización de agrupación jerárquica.

• Mostrar cuadro Agrupar por: Abre un área interactiva encima del conjunto de registros que puede utilizar para agrupar el conjunto de registros. Arrastre un encabezado de columna a esta zona interactiva para agrupar registros por la columna. Cuando se agrupa por varias columnas, esta área muestra la jerarquía de grupo. Puede modificar la jerarquía arrastrando y soltando los encabezados de columna dentro de la fila interactiva.

• Ocultar cuadro Agrupar por: Oculta el área interactiva Cuadro Agrupar por. Esta operación no afecta a la clasificación especificada.

• Expandir completamente: Después de agrupar el conjunto de registros, haga clic en Expandir completamente para mostrar cada uno de los grupos de conjuntos de registros y cualquier subgrupo dentro de ellos.

• Contraer completamente: Después de expandir uno o más grupos de conjuntos de registros, haga clic en Contraer completamente para contraerlos todos.

Para personalizar rápidamente el orden y el ancho de las columnas, utilice los siguientes métodos:

• Para personalizar el orden de las columnas, arrastre una encabezado de columna a una ubicación entre otros dos encabezados de columna.

• Para cambiar el tamaño de una columna, arrastre los bordes entre los encabezados de las columnas.

En el menú contextual, se puede elegir entre las personalizaciones adicionales:

• Mostrar todas las columnas: Muestra todos los campos, independientemente de si se utilizan como orígenes de datos del objeto.

• Mostrar columnas utilizadas: Devuelve la vista predeterminada para mostrar solo aquellos campos conectados a los objetos de la plantilla. Las columnas que se hayan eliminado anteriormente se visualizan de nuevo si están conectadas a un objeto de plantilla.

• Ocultar esta columna: Elimina la columna a partir de la que se haya abierto el menú contextual.

• Selector de columnas: Abre una ventana de personalización de columnas que enumera las columnas que no se muestran actualmente con el conjunto de registros. Si aparece una columna que desee incluir en la visualización, arrástrela a la ubicación de la fila de encabezado en la que desee que aparezca.

• Ajuste perfecto: Cambia la columna a partir de la que se haya abierto el menú contextual a su tamaño óptimo para ajustar los datos de su interior.

• Ajuste perfecto (todas las columnas): Cambia el tamaño de todas las columnas a su tamaño óptimo para ajustar los datos dentro de cada columna.