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Créer et modifier des flux de travail

Un flux de travail correspond à une série d’étapes qui définissent le cycle de vie d’un document BarTender ou d’un autre fichier. Pour les fichiers stockés dans Librarian, un flux de travail correspond à une série d’états et de transitions entre les états par lesquels passent les fichiers. Ces flux de travail peuvent vous aider à automatiser vos processus d’entreprise, comme la révision des créations de modèles ou l'approbation de documents pour la production.

Prenons le scénario suivant :

Un client vous demande de développer une étiquette nutritionnelle que son entreprise utilisera sur un emballage. Vous attribuez la tâche de création de l’étiquette à l’un de vos employés. Une fois la création terminée, un autre employé vérifie qu’elle répond aux critères établis par votre client. Enfin, l’étiquette est soit rejetée et renvoyée au créateur, soit approuvée et remise à votre client.

Un flux de travail possible pour ce type de scénario comprend les états suivants :

Les transitions entre ces états peuvent s’appeler « envoyer à développement », « envoyer à révision », « soumettre à approbation » et « envoyer pour livraison » ou « renvoyer à développement ».

Lorsque vous utilisez un flux de travail qui attribue des états et des transitions à un fichier, vous pouvez faire le suivi de l’état de la création du document du début à la fin. Vous pouvez également indiquer les utilisateurs auxquels vous souhaitez permettre d’accéder au document à chaque étape du cycle de vie.

Dans BarTender, Workflow Designer procure une toile de création sur laquelle vous pouvez placer des objets qui représentent des états et des transitions afin de créer le flux de travail dont vous avez besoin. Vous pouvez créer un flux de travail à partir d’une toile vierge ou utiliser un modèle de flux de travail préconfiguré. Vous pouvez également modifier des flux de travail existants.

Après avoir créé ou modifié votre flux de travail, vous pouvez exécuter un contrôle de vérification pour vous assurer qu’il est valide, puis vous pouvez publier le flux de travail. Après avoir publié le flux de travail, vous pouvez créer une ou plusieurs règles de flux de travail qui attribuent le flux de travail à des fichiers ou des types de fichiers Librarian spécifiques.

FerméPour créer un nouveau flux de travail à partir d’une toile vierge

  1. Dans Flux de travail sur la page Configuration de Librarian, cliquez sur Nouveau flux de travail.

  2. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau flux de travail, cliquez sur Vierge. Workflow Designer ouvre et affiche une toile vierge où seuls l’état par défaut Sur ajouter et la transition initiale apparaissent.

  3. Utilisez les outils de sélection d’objets contenus dans le ruban pour placer l’état, l’état d’approbation et les objets de transition sur la toile de création dont vous avez besoin pour votre flux de travail.

  4. Dans le volet de propriétés de chaque objet, configurez les options que vous souhaitez.

  5. Cliquez sur Valider le flux de travail. Un contrôle de vérification est exécuté, puis entraîne l'affichage de la boîte de dialogue Valider le flux de travail, qui indique si la création du flux de travail est valide et qu'il peut être publié. Si la création du flux de travail n'est pas valide, les erreurs sont décrites afin de vous permettre de les corriger.

    Si vous tentez de fermer Workflow Designer avant de cliquer sur Valider le flux de travail, et que le flux de travail contient des erreurs, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s'affiche et propose les options suivantes :

    • Quitter : Ferme Workflow Designer et vous renvoie à la page Configuration de Librarian. Votre flux de travail apparaît dans la liste Flux de travail, mais si vous cliquez sur Publier les modifications, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s’affiche. Vous devez corriger toutes les erreurs avant de pouvoir publier le flux de travail.

    • Retourner à Designer : Vous renvoie à Workflow Designer afin de vous permettre de corriger les erreurs du flux de travail.

  6. Fermez Workflow Designer.

FerméPour créer un nouveau flux de travail à partir d’un modèle préconfiguré

  1. Dans Flux de travail sur la page Configuration de Librarian, cliquez sur Nouveau flux de travail.

  2. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau flux de travail, cliquez sur le modèle préconfiguré que vos souhaitez. Workflow Designer ouvre et affiche le modèle.

  3. Selon vos besoins, utilisez les outils de sélection d’objets contenus dans le ruban pour déplacer, redimensionner ou supprimer des objets préconfigurés ou pour en placer d’autres sur la toile de création.

  4. Dans le volet de propriétés de chaque objet, configurez les options que vous souhaitez.

  5. Cliquez sur Valider le flux de travail. Un contrôle de vérification est exécuté, puis entraîne l'affichage de la boîte de dialogue Valider le flux de travail, qui indique si la création du flux de travail est valide et qu'il peut être publié. Si la création du flux de travail n'est pas valide, les erreurs sont décrites afin de vous permettre de les corriger.

    Si vous tentez de fermer Workflow Designer avant de cliquer sur Valider le flux de travail, et que le flux de travail contient des erreurs, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s'affiche et propose les options suivantes :

    • Quitter : Ferme Workflow Designer et vous renvoie à la page Configuration de Librarian. Votre flux de travail apparaît dans la liste Flux de travail, mais si vous cliquez sur Publier les modifications, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s’affiche. Vous devez corriger toutes les erreurs avant de pouvoir publier le flux de travail.

    • Retourner à Designer : Vous renvoie à Workflow Designer afin de vous permettre de corriger les erreurs du flux de travail.

  6. Fermez Workflow Designer.

FerméPour modifier un flux de travail existant

  1. Dans Flux de travail sur la page Configuration de Librarian, sélectionnez le flux de travail que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Éditer le flux de travail. Workflow Designer ouvre et affiche le flux de travail.

  2. Apporter les modifications que vous souhaitez en ajoutant, modifiant ou supprimant des objets et/ou en éditant les propriétés de chaque objet dans le volet de propriétés correspondant.

  3. Cliquez sur Valider le flux de travail. Un contrôle de vérification est exécuté, puis entraîne l'affichage de la boîte de dialogue Valider le flux de travail, qui indique si la création du flux de travail est valide et qu'il peut être publié. Si la création du flux de travail n'est pas valide, les erreurs sont décrites afin de vous permettre de les corriger.

    Si vous tentez de fermer Workflow Designer avant de cliquer sur Valider le flux de travail, et que le flux de travail contient des erreurs, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s'affiche et propose les options suivantes :

    • Quitter : Ferme Workflow Designer et vous renvoie à la page Configuration de Librarian. Votre flux de travail apparaît dans la liste Flux de travail, mais si vous cliquez sur Publier les modifications, la boîte de dialogue Valider le flux de travail s’affiche. Vous devez corriger toutes les erreurs avant de pouvoir publier le flux de travail.

    • Retourner à Designer : Vous renvoie à Workflow Designer afin de vous permettre de corriger les erreurs du flux de travail.

  4. Fermez Workflow Designer.

FerméPour publier un flux de travail

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