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El sistema de correo/mensajes permite a las aplicaciones como BarTender, enviar correo electrónico o utilizar otras funciones del sistema de mensajes, sin que el usuario tenga que hacer nada.

Si la aplicación se configura en el cuadro de diálogo Configurar mensajes para que utilice Mensajería de Windows (MAPI), como el Sistema de correo; debe registrarse en el sistema de mensajes y correo electrónico de forma parecida a la que normalmente utilizan los usuarios para registrarse en una red. Al igual que la red debe tener el nombre de usuario y la contraseña en un archivo, también el sistema de mensajes y correo electrónico debe tener un registro de perfiles y las contraseñas asociadas. En un perfil, se incluyen cosas como una agenda de direcciones, una carpeta de correo y uno o varios servicios de correo. Un servicio de correo es un sistema o protocolo para la transmisión de mensajes. Algunos de los servicios más comunes son SMTP, POP3, Lotus CC:Mail y Microsoft Exchange. Puede que en su oficina tengan incluso un servicio de correo personalizado.

Los perfiles siempre están asociados tanto a un usuario como a un ordenador en concreto. Los diferentes usuarios que se registren en el mismo equipo podrían disponer de diferentes perfiles y un usuario en concreto podría disponer de perfiles diferentes en diferentes equipos.

A menos que se indique lo contrario, BarTender utilizará el perfil predeterminado del usuario que tenga una sesión abierta en ese momento en el ordenador. Puede indicarle al programa que utilice un perfil diferente haciendo clic en el botón Configuración situado en el cuadro de diálogo Configurar mensajes. El cuadro de diálogo abierto variará en función del servicio de correo seleccionado en el recuadro Sistema de correo, situado a la izquierda del botón.

Cada vez que BarTender tenga que enviar un mensaje, se registra en el sistema de mensajes y correo electrónico con el perfil y la contraseña designados y envía el mensaje sin que el usuario tenga que hacer nada.