Beispiel für Datensätze pro Element

Sie können die Eigenschaftsseite Datensätze pro Medium des Dialogfelds Datenbank-Setup verwenden, um mehrere Datensätze auf einem einzelnen Druckmedium auszudrucken und festzulegen, wie diese Datensätze auf Ihren gedruckten Medien gruppiert werden sollen. Betrachten Sie das folgende Beispiel:

Angenommen, Sie haben eine Textdatenbank mit dem Namen products.txt. Sie enthält dreizehn Datensätze, die aus einer Liste mit Produkten und der Region, aus der das jeweilige Produkt stammt, bestehen:

Produkt, Region

Messer, Region West

Geschirrtuch, Region Ost

Kaffeetasse, Region Süd

Gabel, Region West

Löffel, Region West

Zange, Region West

Heizkissen, Region Ost

Dinnerglas, Region Süd

Weinglas, Region Süd

Spatel, Region Ost

Teetasse, Region Süd

Saftglas, Region Süd

Becher, Region Süd

Sie möchten, dass BarTender für jede Region, deren sämtlichen Produkte auf das Medium gedruckt werden sollen, diese auf ein einziges Medium druckt. Die folgenden Verfahren beschreiben, wie Sie die Datenbankverbindung herstellen, das Drucken mehrerer Datensätze pro gedrucktem Element ermöglichen und die Datensätze zu Ihrer Vorlage hinzufügen.

Klicken Sie im Menü Datei auf Einstellungen Datenbankverbindung.
Klicken Sie im Datenbank-Setup-Assistenten auf Textdatei und dann auf Weiter.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um zur Datei mit dem Namen products.txt zu gelangen.
Klicken Sie auf products.txt und dann auf Öffnen. Im Assistenten wird eine Dateivorschau angezeigt.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Dateiformat des Assistenten können Sie auf die Registerkarte Felder klicken, um die Daten in einem Tabellenformat anzuzeigen.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Feldnamen des Assistenten können Sie überprüfen, ob die erste Zeile als Feldname für die Daten erkannt wurde.
Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu beenden. Öffnen Sie das Dialogfeld Datenbank-Setup.

Legen Sie anschließend die maximale Anzahl an Datensätzen pro Medium fest, und geben Sie dann Pause bei Feldänderung und Mehrere Datensätze zu einem einzigen Feld zusammenfügen an.

Im Dialogfeld Datenbank-Setup klicken Sie auf Datensätze pro Medium.
Verwenden Sie auf der Eigenschaftsseite Datensätze pro Medium für Maximale Anzahl von Datensätzen pro Druckmedium die Pfeile, um 6 auszuwählen. In diesem Beispiel ist 6 eine beliebige Zahl. In den meisten Fällen würden Sie die Datensatzhöchstgrenze auf eine Zahl festlegen, die tatsächlich auf das Etikett oder das Textobjekt passt.
Klicken Sie zur Auswahl auf Bei Feldänderungen unterbrechen auszuwählen.
Klicken Sie in der Liste Felder auf die Option Region, und klicken Sie dann auf OK. Dadurch werden die zurückgemeldeten Datensätze jedes Mal unterbrochen, wenn sich der Wert des Feldes Region ändert.
Klicken Sie zur Auswahl auf Mehrere Datensätze zu einem einzigen Feld zusammenzufassen.
Klicken Sie in der Liste Felder auf die Option Produkt, und klicken Sie dann auf OK. Dadurch können die zurückgemeldeten Werte des Felds Produkt in einem einzigen Textobjekt auf der Vorlage angezeigt werden.
Klicken Sie für die Option Separator auf Benutzerdefiniert, und geben Sie dann ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen (, ) ein. So legen Sie fest, dass die Produkte, die im einzelnen Objekt aufgeführt sind, durch ein Komma, gefolgt von einem Leerzeichen, getrennt werden.
Klicken Sie im linken Navigationsfeld Sortierreihenfolge.
Doppelklicken Sie auf der Eigenschaftsseite Sortierreihenfolge auf Region, um diese der Liste Felder, nach denen sortiert werden soll hinzuzufügen. Alternativ können Sie Region aus der Liste Verfügbare Felder in die Liste Felder, nach denen sortiert werden soll ziehen. Dadurch werden die zurückgegebenen Datensätze nach den Werten des Feldes Region sortiert.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Datenbank-Setup zu schließen.

Fügen Sie anschließend die Datensätze zu Ihrer Vorlage hinzu und formatieren Sie sie so, wie Sie es wünschen.

Im Fenster Datenquellen der Toolbox klicken Sie auf Region und ziehen Sie diese auf die Vorlage. Es wird ein Textobjekt erstellt, das die Datenquelle des Datenbankfeldes Region verwendet.
Klicken Sie im Fenster Datenquellen der Toolbox auf Produkt [+] und ziehen Sie es auf die Vorlage und positionieren Sie es dann unter dem ersten Objekt. Es wird ein Textobjekt erstellt, das die Datenquelle des Datenbankfeldes Produkt [+] verwendet.
Verwenden Sie die Steuerpfeile in der Datensatznavigationsleiste (unten im Bereich Vorlagenentwurf), um die Elemente anzuzeigen, die für dieses Dokument gedruckt werden sollen. Beachten Sie, dass die Produktliste auf einem oder mehreren Medien zu breit sein kann, um auf die Vorlage zu passen. In diesem Fall können Sie das Textobjekt so ändern, dass die Produktliste in mehrere Zeilen innerhalb des Objekts umgebrochen wird.

Um die Produkte innerhalb des Textobjekts umzubrechen, gehen Sie wie folgt vor
1. Öffnet das Dialogfeld Objekteigenschaften für das Textobjekt Produkte [+]. Doppelklicken Sie dazu auf das Objekt. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt klicken und dann auf Eigenschaften.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Texteigenschaften auf Textformat, um die Eigenschaftsseite Textformat aufzurufen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Umbrechen auf das Kontrollkästchen Zur angegebenen Breite umbrechen.
4. Klicken Sie auf Schließen.
5. Passen Sie die Objektbreite an, indem Sie den horizontalen Kontrollpunkt zur Größenanpassung des Objekts ziehen, bis das Objekt die gewünschte Breite hat.

Wenn Sie Ihr Dokument drucken, sehen die drei gedruckten Elemente wie folgt aus:

In diesem Beispiel werden drei Elemente gedruckt, da es drei Regionen in der Datenbank gibt und alle Produkte für jede Region auf das gedruckte Element passen. Die maximale Anzahl der Produkte pro Druckmedium ist auf sechs festgelegt, sodass, wenn eine Region sechs Produkte überschreitet, die zusätzlichen Produkte für diese Region auf einem separaten Medium gedruckt werden, wodurch die Anzahl der Druckmedien erhöht wird. Wenn ein anderer Bereich hinzugefügt wird, wird ebenfalls ein zusätzliches Medium gedruckt.