搜索面板位于对话框的顶部。通过将字符输入输入框中，可以将记录集筛选为子记录集。要移除筛选器，请单击输入框右侧的 
。
此列指定选择哪些记录进行打印。单击与记录相邻的复选框以选择该记录进行打印；再次单击该复选框以取消选择。也可以可以单击列顶部的复选框来选择或清除记录集中的所有记录。如果正在使用“数量”列，则此列不可用。
默认情况下，该对话框显示与连接到模板对象的数据库字段相匹配的列。您可以通过单击列标题来根据任意数据库字段列对记录集排序。如果已连接数据库中没有数据库字段链接到模板对象，则所有数据库字段显示在该对话框的列中。
记录导航器位于记录集行的正下方。它显示当前选择的数据库记录的记录编号，以及记录集中包括的记录总数。可以在记录集中使用导航箭头快速导航到特定的记录。
此列显示您已选择打印的记录的记录编号。
还可以通过在“所选记录”字段中输入记录来手动指定要打印的记录。可以使用逗号指定一系列记录编号： 1,3,7。可以使用连字符指定一定范围的记录： 1-3。可以使用连字符和逗号的组合来指定一系列和一定范围的记录： 1-3,7,8。
如果正在使用“数量”列，则还可以在此字段中为所选记录指定打印数量。
要隐藏或显示搜索面板，请右键单击对话框的任何位置，然后单击“隐藏搜索面板”或“显示搜索面板”。
使用“数量”列指定要针对所选记录打印的份数。“数量”列只有启用后才能在“选择记录”对话框中可见。
启用数量列
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在“打印”对话框的“数量”子选项卡上，单击
“副本”字段旁边的 以打开“打印数量选项”对话框。
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单击以选中“在打印对话框中指定数量”。
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单击以选中“允许记录选择对话框覆盖副本”复选框，然后单击“确定”。
当单击某行以选择要打印的记录时，指示的默认数量由“打印”对话框的“数量”子选项卡上的“副本”字段中指定的值决定。可以通过指定新值来覆盖默认数量。要执行此操作，请使用以下方法之一：
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在所需记录的“数量”列中，双击所选记录的默认值，然后输入所需值。也可以使用上下箭头控件指定数量。
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在“所选记录”字段中，针对需要打印数量不等于默认数量的任何记录输入数量。要执行此操作，请紧跟记录编号后输入数量（用括号括起）。例如，如果在“所选记录”字段中输入“2,3,4(2)”，会打印记录 4 的 2 个副本，而对于记录 2 和 3 会打印默认数量的副本。仅当“数量”列启用后，才可以在“所选记录”字段中指定打印数量。
“选择记录”对话框支持多种用于对显示的数据库记录进行筛选的方法。您可以使用最适合您需求的方法，从简单的字段筛选器或条件语句，到更复杂的包含一个或多个条件语句以及一个或多个列的表达式。有关如何筛选记录集的更多信息，请参阅“使用选择记录对话框筛选数据”。
您可以使用以下方法之一对对话框中显示的记录进行排序：
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可以随时清除所有排序，方法是：右键单击对话框的任意位置，然后单击“清除所有排序”。
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使用分组时，记录集折叠为分组依据列内每个唯一条目的节点。要展开单个节点以查看该节点中的记录，请单击所需节点旁边的 
。要折叠已展开的节点，请单击所需节点旁边的 
。
如果要分组记录，上下文菜单上的以下选项可用：
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Group By This Column： 按在其中打开上下文菜单的列对记录集分组。单击现有分组依据节点的上下文菜单上的此选项后，每个顶级节点内的记录集都将根据新的列进行进一步分组，从而产生分层次的分组显示。
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Show Group By Box： 在记录集上方打开一个交互式区域，可用于对记录集进行分组。将列标题拖入此交互区域以按该列分组。如果按多列分组，此区域会显示分组依据的层次。通过在交互行内“拖放”列标题可以修改层次。
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Hide Group By Box： 隐藏交互式“按框分组”区域。此操作不会影响指定的分组。
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Full Expand: 对记录集分组后，单击“Full Expand”以显示每个记录集组和组中的任何子组。
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Full Collapse: 展开一个或多个记录集组后，单击“Full Collapse”以将其全部折叠。
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要清除指定的所有分组，请在上下文菜单上单击“Show Group By Box”，在“分组依据框”区域中右键单击，然后单击“Clear Grouping”。若要仅清除特定的分组，请在“分组依据框”区域中，右键单击要清除的分组，然后单击“解除分组”。
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要快速自定义列顺序和宽度，请使用以下方法：
上下文菜单上提供以下其他自定义项：
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显示所有列： 显示所有字段，不管这些字段是否用作对象的数据源。
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显示已使用的列： 返回到仅显示那些连接到模板对象的字段的默认视图。如果先前移除的列连接到模板对象，则该列会再次显示。
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隐藏此列： 移除通过其打开上下文菜单的列。
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列选择器： 打开列自定义窗口，该窗口列出了当前未在记录集中显示的任何列。如果要显示列出的某列，请将其拖到标题行中您想要其显示的位置。
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最合适： 将通过其打开上下文菜单的列调整为最佳大小以适合其中的数据。
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最合适（全部列）： 将所有列调整为最佳大小以适合每个列中的数据。