Para añadir un objeto al flujo de trabajo
Objetos de Workflow Designer |
Puede personalizar los pasos de su flujo de trabajo utilizando los objetos de Workflow Designer. Cuando se añade un objeto al lienzo de diseño, se muestra el panel de propiedades correspondiente, cuyo nombre depende del tipo de objeto que se haya añadido y que puede utilizarse para configurar las propiedades del objeto.
Para añadir un objeto al flujo de trabajo
En la cinta de opciones de la pestaña Inicio, seleccione el objeto que desea añadir.
Para un objeto de estado o de estado de aprobación, haga clic en la ubicación del lienzo de diseño en la que desea colocar el objeto.
Para un objeto de transición, señale el primer objeto de estado o de estado de aprobación al que desee conectarlo hasta que aparezca el controlador de tamaño, arrastre el objeto de transición al segundo objeto de estado o de estado de aprobación al que desee conectarlo hasta que aparezca el controlador de tamaño y, a continuación, suelte el objeto de transición.
En el panel de propiedades situado a la derecha del lienzo de diseño, configure las propiedades que desee para el objeto. Las propiedades disponibles varían en función del tipo de objeto.
También puede cambiar el tamaño, mover y copiar o cortar y pegar objetos, como se indica a continuación:
Para cambiar el tamaño o mover un objeto, haga clic en él y, a continuación, utilice los controles de tamaño para cambiar su tamaño o utilice una operación de arrastrar y soltar para moverlo.
Para cortar o copiar un objeto, haga clic con el botón secundario del ratón en él y, a continuación, en la opción que desee. Para pegar el objeto, haga clic con el botón secundario del ratón en el lienzo de diseño, haga clic en Pegar y, a continuación, mueva el objeto a la ubicación que desee.
También puede utilizar los atajos de teclado CTRL+X, CTRL+C y CTRL+V para cortar, copiar y pegar objetos.
Están disponibles los siguientes tipos de objetos.
Estado
Los objetos de estado definen los pasos del flujo de trabajo por los que pasa un archivo, como Borrador, En revisión, Aprobado y Publicado.
Después de añadir un objeto de estado, puede configurar sus propiedades en el panel de propiedades Estado. Existen las siguientes opciones.
Preferencias
Nombre: Especifica el nombre del estado.
Establecer como producción (publicado): Especifica que los usuarios que tienen permisos para acceder a los archivos publicados pueden acceder a este archivo cuando esté en este estado.
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Al integrar Print Portal con Librarian, debe seleccionar esta opción cuando quiera que los documentos de BarTender que se encuentren en este estado aparezcan en la carpeta raíz de Librarian en Print Portal. |
Estado inicial predeterminado: Especifica que este estado es el estado inicial predeterminado cuando el archivo se añade a Librarian como un archivo nuevo. Solo está disponible para el primer objeto de estado que se añada después del objeto Al añadir archivo.
Permisos
Utilice estas opciones para especificar qué usuarios o grupos desea que tengan acceso al archivo cuando se encuentre en este estado.
Nombres de grupos o usuarios: Muestra los nombres de los usuarios o grupos que actualmente tienen permisos para acceder al archivo.
Añadir: Abre el cuadro de diálogo Añadir usuario o grupo para que pueda seleccionar los usuarios y grupos que desea añadir a la lista.
Eliminar: Elimina el usuario o grupo seleccionado de la lista.
Permisos: Enumera las acciones que se pueden realizar en el archivo cuando está en este estado y especifica si los permisos para realizar esas acciones están concedidos o denegados para el usuario o grupo seleccionado.
Notificaciones
Enviar notificación de entrada al estado: Especifica que desea que se envíe un mensaje de correo electrónico de notificación cuando un archivo entre en este estado.
Configuración: Abre el cuadro de diálogo Notificación de entrada de estado para que pueda configurar el mensaje de correo electrónico que desea que se envíe.
Estado de aprobación
Utilice el objeto de estado de aprobación para asignar los usuarios o grupos que desea que revisen un archivo para su aprobación o rechazo.
Después de añadir un objeto de estado de aprobación, puede configurar sus propiedades en el panel de propiedades Estado de aprobación. Existen las siguientes opciones.
Preferencias
Nombre: Especifica el nombre del objeto de estado de aprobación.
Antes de salir del estado: Especifica el número de usuarios que deben aprobar el archivo antes de que pueda salir de este estado.
Deben aprobarlo todos los miembros: Especifica que todos los usuarios de la lista Miembros asignados deben aprobar el archivo antes de que pase al siguiente estado del flujo de trabajo.
Lo aprueba o rechaza cualquier miembro: Especifica que cuando cualquier usuario de la lista Miembros asignados apruebe o rechace el archivo, éste pasa al siguiente estado del flujo de trabajo.
Número específico de miembros que lo aprueban: Especifica que cuando el número especificado de usuarios de la lista Miembros asignados apruebe el archivo, éste pasa al siguiente estado del flujo de trabajo.
Miembros asignados: Muestra los usuarios y grupos que tienen permisos para aprobar o rechazar el archivo cuando se encuentra en este estado. Debe especificar al menos un usuario o grupo.
Añadir: Abre el cuadro de diálogo Añadir usuario o grupo para que pueda seleccionar los usuarios y grupos que desea añadir a la lista.
Eliminar: Elimina el usuario o grupo seleccionado de la lista.
Establecer como producción (publicado): Especifica que los usuarios que tienen permisos para acceder a los archivos publicados pueden acceder a este archivo cuando esté en este estado.
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Al integrar Print Portal con Librarian, debe seleccionar esta opción cuando quiera que los documentos de BarTender que se encuentren en este estado aparezcan en la carpeta raíz de Librarian en Print Portal. |
Permisos
Utilice estas opciones para especificar qué usuarios o grupos desea que tengan acceso al archivo cuando se encuentre en este estado.
Nombres de grupos o usuarios: Enumera los nombres de los usuarios o grupos que actualmente tienen permisos para acceder al archivo. De forma predeterminada aparece el grupo de usuarios "Todos", pero es un marcador de posición. Debe sustituirlo por los usuarios y grupos de su organización.
Añadir: Abre el cuadro de diálogo Añadir usuario o grupo para que pueda seleccionar los usuarios y grupos que desea añadir a la lista.
Eliminar: Elimina el usuario o grupo seleccionado de la lista.
Permisos: Enumera las acciones que se pueden realizar en el archivo cuando está en este estado y especifica si los permisos para realizar esas acciones están concedidos o denegados para el usuario o grupo seleccionado.
Notificaciones
Enviar notificación de aprobación: Especifica que desea que se envíe un mensaje de correo electrónico de notificación para solicitar aprobación cuando un archivo entre en este estado.
Configuración: Abre el cuadro de diálogo Notificación de aprobación para que pueda configurar el mensaje de correo electrónico que quiera enviar.
Transición
Las transiciones se utilizan para mover un archivo de un estado a otro en el flujo de trabajo. Los objetos de transición representan este movimiento.
Después de añadir un objeto de transición, puede configurar sus propiedades en el panel de propiedades Transición. Existen las siguientes opciones.
Preferencias
Nombre: Especifica el nombre de la transición.
Solicitar firma: Especifica que se solicite a los usuarios que introduzcan una firma electrónica (nombre de usuario y contraseña) cuando instruyan a esta transición que mueva el archivo a otro estado del flujo de trabajo.
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Las firmas electrónicas requieren que se introduzca el nombre y la contraseña de un usuario independientemente de si el usuario ya tenga los permisos adecuados para realizar la transición del flujo de trabajo. Para que una solicitud de firma electrónica se registre en la base de datos del sistema, debe habilitar el registro de mensajes en la página System Database. Al hacer clic para seleccionar la opción Solicitar firma y se habilita el registro de mensajes, se puede auditar la lista de comprobaciones de permisos de "Transición del flujo de trabajo" que se realizan mediante la vista Para obtener más información sobre cómo habilitar el registro de mensajes en la base de datos del sistema, consulte Activar registro de mensajes. |
Preguntar si se quiere añadir un comentario: Especifica que se pregunte a los usuarios si quieren introducir un comentario cuando instruyan a esta transición que mueva el archivo a otro estado del flujo de trabajo.
Se requiere un comentario: Especifica que se requiera a los usuarios que introduzcan un comentario cuando instruyan a esta transición que mueva el archivo a otro estado del flujo de trabajo. Disponible al seleccionar Preguntar si se quiere añadir un comentario.
Texto de comentario inicial: Especifica el texto del comentario que se muestra como indicación para el comentario del usuario.
Permisos
Utilice estas opciones para especificar los usuarios o grupos que pueden enviar el archivo a través de esta transición.
Nombres de grupos o usuarios: Enumera los nombres de los usuarios o grupos que actualmente tienen permisos para enviar el archivo a través de esta transición.
Añadir: Abre el cuadro de diálogo Añadir usuario o grupo para que pueda seleccionar los usuarios y grupos que desea añadir a la lista.
Eliminar: Elimina el usuario o grupo seleccionado de la lista.
Permisos: Especifica si se conceden o deniegan los permisos para enviar el archivo a través de esta transición al usuario o grupo seleccionado.
Notificaciones
Enviar notificación: Especifica que desea que se envíe un mensaje de correo electrónico de notificación cuando un archivo pase por esta transición.
Configuración: Abre el cuadro de diálogo Notificación de entrada de estado para que pueda configurar el mensaje de correo electrónico que desea que se envíe.
Texto
Puede utilizar un objeto de texto para anotar su diseño de flujo de trabajo.
Después de añadir un objeto de texto, puede configurar sus propiedades en el panel de propiedades Texto. Utilice la barra de herramientas y otras opciones para aumentar o reducir el tamaño de la fuente; aplicar el formato de negrita, cursiva, subrayado o tachado; seleccionar un tipo de letra; seleccionar un color de fuente; y especificar los ajustes de alineación vertical y horizontal.
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