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Erstellung und Ändern von Arbeitsabläufen

Ein Arbeitsablauf besteht aus einer Reihe von Schritten, die den Lebenszyklus eines BarTender-Dokuments oder einer anderen Datei definieren. Ein Arbeitsablauf ist für eine in Librarian gespeicherte Datei eine Reihe von Status und Übergangen zwischen Status, die die Datei durchläuft. Diese Arbeitsabläufe helfen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen, z. B. bei der Prüfung von Vorlagenentwürfen oder der Genehmigung von Dokumenten für die Produktion.

Stellen Sie sich folgendes vor:

Ein Kunde möchte, dass Sie ein Etikett mit Nährwertangaben entwickeln, dass sein Unternehmen auf einer Verpackung nutzen möchte. Sie weisen einem Ihrer Mitarbeiter den Entwurf zu. Ist dieser fertig, prüft ein anderer Mitarbeiter, dass das Design die Anforderungen des Kunden erfüllt. Das Etikett wird also entweder abgelehnt und an den Designer zurückgeschickt oder genehmigt und an den Kunden geschickt.

Ein möglicher Arbeitsablauf in diesem Szenario enthält folgende Status:

Die Übergänge zwischen den Status könnten folgende Bezeichnungen haben: „zur Entwicklung“, „zur Prüfung“, „zur Genehmigung einreichen“ und „zur Lieferung geschickt“ oder „zurück in Entwicklung“.

Wenn Sie einer Datei mittels Arbeitsabläufen Status und Übergänge zuweisen, können Sie den Status der Dokumententwicklung jederzeit überwachen. Außerdem können Sie angeben, welche Benutzer in welcher Lebenszyklusphase auf das Dokument zugreifen können.

In BarTender bietet der Workflow Designer eine Arbeitsfläche, auf der Sie Objekte platzieren können, die Status und Übergänge darstellen. So konstruieren Sie den benötigten Arbeitsablauf. Sie können mit einer leeren Arbeitsfläche beginnen oder eine bereits konfigurierte Vorlage anwenden. Sie können auch vorhandene Arbeitsabläufe anpassen.

Haben Sie einen Arbeitsablauf erstellen, führen Sie eine Validierungsprüfung durch, um seine Gültigkeit zu prüfen. Danach können Sie ihn veröffentlichen. Wurde der Arbeitsablauf veröffentlicht, können Sie eine oder mehrere Arbeitsablaufregeln erstellen, um den Arbeitsablauf spezifischen Librarian-Daten oder -Dateitypen zuzuweisen.

GeschlossenNeuen Arbeitsablauf auf leerer Arbeitsfläche erstellen

  1. Klicken Sie auf der Seite Librarian-Einrichtung unter Arbeitsabläufe auf Neuer Arbeitsablauf.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neuer Arbeitsablauf erstellen auf Leer. Der Workflow Designer wird geöffnet. Hier befinden sich standardmäßig nur der Status „Beim Hinzufügen“ und der erste Übergang.

  3. Platzieren Sie mit den Tools zum Auswählen von Objekten die für Ihren Arbeitsablauf notwendigen Status, Genehmigungsstatus und Übergangsobjekte auf der Arbeitsfläche.

  4. Konfigurieren Sie im Fenster „Eigenschaften“ des jeweiligen Objekts die gewünschten Optionen.

  5. Klicken Sie auf Arbeitsablauf validieren. Es wird eine Validierungsprüfung durchgeführt und dann das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren angezeigt. Hier steht, ob der Arbeitsablauf gültig ist und veröffentlicht werden kann. Ist das Design des Arbeitsablaufs ungültig, werden die Fehler beschrieben, damit Sie sie beheben können.

    Wenn Sie den Workflow Designer schließen, bevor Sie auf Arbeitsablauf validieren klicken und der Arbeitsablauf fehlerhaft sein sollte, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren mit folgenden Optionen:

    • Beenden: Schließt den Workflow Designer, Sie kehren zur Seite Librarian-Einrichtung zurück. Ihr Arbeitsablauf erscheint in der Liste Arbeitsablauf. Wenn Sie auf Änderungen veröffentlichen klicken, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren. Vor der Veröffentlichung müssen Sie die Fehler korrigieren.

    • Zurück an Designer: Sie kehren zum Workflow Designer zurück, damit Sie den Arbeitsablauf korrigieren können.

  6. Schließen Sie den Workflow Designer.

GeschlossenNeuen Arbeitsablauf aus bereits konfigurierter Vorlage erstellen

  1. Klicken Sie auf der Seite Librarian-Einrichtung unter Arbeitsabläufe auf Neuer Arbeitsablauf.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neuen Arbeitsablauf erstellen auf die gewünschte, bereits erstellte Vorlage. Der Workflow Designer öffnet sich und die Vorlage wird angezeigt.

  3. Nutzen Sie die Tools zum Auswählen von Objekten im Menüband, um die bereits konfigurierten Objekte zu verschieben oder zu löschen und um ihre Größe anzupassen. Sie können auch weitere Objekte auf der Arbeitsfläche platzieren.

  4. Konfigurieren Sie im Fenster „Eigenschaften“ des jeweiligen Objekts die gewünschten Optionen.

  5. Klicken Sie auf Arbeitsablauf validieren. Es wird eine Validierungsprüfung durchgeführt und dann das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren angezeigt. Hier steht, ob der Arbeitsablauf gültig ist und veröffentlicht werden kann. Ist das Design des Arbeitsablaufs ungültig, werden die Fehler beschrieben, damit Sie sie beheben können.

    Wenn Sie den Workflow Designer schließen, bevor Sie auf Arbeitsablauf validieren klicken und der Arbeitsablauf fehlerhaft sein sollte, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren mit folgenden Optionen:

    • Beenden: Schließt den Workflow Designer, Sie kehren zur Seite Librarian-Einrichtung zurück. Ihr Arbeitsablauf erscheint in der Liste Arbeitsablauf. Wenn Sie auf Änderungen veröffentlichen klicken, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren. Vor der Veröffentlichung müssen Sie die Fehler korrigieren.

    • Zurück an Designer: Sie kehren zum Workflow Designer zurück, damit Sie den Arbeitsablauf korrigieren können.

  6. Schließen Sie den Workflow Designer.

GeschlossenVorhandenen Arbeitsablauf ändern

  1. Wählen Sie auf der Seite Librarian-Einrichtung unter Arbeitsabläufe den Arbeitsablauf, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Arbeitsablauf bearbeiten. Der Workflow Designer öffnet sich und der Arbeitsablauf wird angezeigt.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, indem Sie Objekte hinzufügen, ändern oder löschen und/oder im Fenster „Eigenschaften“ des jeweiligen Objekt die Eigenschaften bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf Arbeitsablauf validieren. Es wird eine Validierungsprüfung durchgeführt und dann das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren angezeigt. Hier steht, ob der Arbeitsablauf gültig ist und veröffentlicht werden kann. Ist das Design des Arbeitsablaufs ungültig, werden die Fehler beschrieben, damit Sie sie beheben können.

    Wenn Sie den Workflow Designer schließen, bevor Sie auf Arbeitsablauf validieren klicken und der Arbeitsablauf fehlerhaft sein sollte, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren mit folgenden Optionen:

    • Beenden: Schließt den Workflow Designer, Sie kehren zur Seite Librarian-Einrichtung zurück. Ihr Arbeitsablauf erscheint in der Liste Arbeitsablauf. Wenn Sie auf Änderungen veröffentlichen klicken, erscheint das Dialogfeld Arbeitsablauf validieren. Vor der Veröffentlichung müssen Sie die Fehler korrigieren.

    • Zurück an Designer: Sie kehren zum Workflow Designer zurück, damit Sie den Arbeitsablauf korrigieren können.

  4. Schließen Sie den Workflow Designer.

GeschlossenEinen Arbeitsablauf veröffentlichen

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