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Das Mail- oder Messaging-System ermöglicht es Anwendungen wie BarTender, ohne das Eingreifen des Benutzers E-Mails zu senden oder andere Funktionen zu nutzen.

Wenn die Anwendung im Dialogfeld Warnhinweis-Setup so konfiguriert ist, dass Windows Messaging (MAPI) als Mailsystem verwendet wird, dann muss die Anmeldung beim Mail-/Messaging-System so erfolgen, wie sich Benutzer in der Regel bei einem Netzwerk anmelden. Genau wie in einem Netzwerk der Benutzername und das Kennwort gespeichert sein müssen, müssen die Profile und zugehörigen Kennwörter auch im Mail-/Messaging-System gespeichert sein. Ein Profil enthält Elemente wie ein Adressbuch, einen Mailordner und mindestens einen Maildienst. Ein Maildienst ist ein System oder Protokoll zur Weiterleitung von Nachrichten. Zu den üblichen Maildiensten gehören SMTP, POP3, Lotus CC:Mail und Microsoft Exchange. Ihr Unternehmen verfügt eventuell auch über einen eigenen Maildienst.

Profile hängen immer sowohl vom Benutzer als auch von einem bestimmten Computer ab. Verschiedene Benutzer, die sich beim selben Computer anmelden, haben vermutlich unterschiedliche Profile, und ein bestimmter Benutzer verfügt vermutlich auf verschiedenen Computern über unterschiedliche Profile.

Wenn nichts anderes vorgegeben ist, nutzt BarTender das Standardprofil des aktuell am Computer angemeldeten Benutzers. Sie können ein anderes Profil festlegen, indem Sie im Dialogfeld Warnhinweis-Setup auf die Schaltfläche Einrichten klicken. Das angezeigte Dialogfeld hängt von dem Maildienst ab, der im Feld Mailsystem links von der Schaltfläche ausgewählt ist.

Jedes Mal, wenn BarTender eine Nachricht senden soll, meldet es sich mit dem zugewiesenen Profil und Kennwort beim Mail-/Messaging-System an und sendet die Nachricht automatisch.