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メール/メッセージングシステムを使用すると、BarTender などのアプリケーションで、ユーザーの操作を必要としない電子メールの送信や他のメッセージシステム機能の利用が可能になります。

アプリケーションが [警告の設定] ダイアログで、[メールシステム] として [Windows Messaging (MAPI)] を使用するように設定されている場合は、コンピュータユーザーが一般にネットワークにログインする必要があるのと同様に、メール/メッセージングシステムにログインする必要があります。ネットワークがユーザーの名前とパスワードをファイルに持つ必要があるのと同様に、メール/メッセージングシステムには、「プロファイル」と関連パスワードのレコードが必要です。プロファイルには、アドレス帳、メールフォルダ、1 つ以上のメールサービスなどが含まれます。メールサービスは、メッセージを渡すためのシステムまたはプロトコルです。一般的なメールサービスとして、SMTP、POP3、Lotus CC:Mail、および Microsoft Exchange があります。会社では、特注のメールサービスを使用することもあります。

プロファイルは、常にユーザーと特定のコンピュータの両方に関連しています。同じコンピュータにログインするユーザーはそれぞれ異なるプロファイルを持つ場合があり、特定のユーザーが複数のマシンにそれぞれ異なるプロファイルを持つ場合もあります。

特に指定しない限り、BarTender では現在のログインユーザーの既定プロファイルが使用されます。[警告の設定] ダイアログで [設定] ボタンをクリックすることによって、別のプロファイルを使用するように指定できます。このときに開くダイアログは、ボタンの左にある[メール システム]ボックスで選択したメール サービスによって異なります。

メッセージを送信するたびに、BarTenderは ユーザーの介入を必要とせずに、指定されたプロファイルとパスワードを使用してメール/メッセージングシステムにログインし、メッセージを送信します。