Enregistrements par élément Exemple

Vous pouvez utiliser la page de propriétés Enregistrements par élément de la boîte de dialogue Configuration de base de données pour imprimer plusieurs enregistrements de base de données sur un seul élément imprimé et pour spécifier comment vous voulez que ces enregistrements soient regroupés sur vos éléments imprimés.

Vous avez une base de données texte appelée Products.txt. Elle contient treize enregistrements constitués de produits et de la région d’origine du produit, comme suit.

Vous voulez que BarTender imprime un seul élément pour chaque région qui a tous les produits de cette région imprimés sur l'élément. Les procédures suivantes décrivent comment créer la connexion à de base de données, pour permettre l'impression de plusieurs enregistrements par élément imprimé et d’ajouter les enregistrements à votre modèle.

Dans le menu Fichier, cliquez sur Configuration de connexion à une base de données. Vous pouvez aussi cliquer sur la barre d’outils principale.
Dans l'assistant de configuration de la base de données, cliquez sur Fichier texte, puis sur Suivant.
Cliquez sur Sélectionner fichier pour accéder au fichier Products.txt.
Cliquez sur Products.txt, puis sur Ouvrir. Un aperçu de fichier s'affiche dans l'assistant.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Format de fichier de l’assistant, vous pouvez cliquer sur l’onglet Champs pour voir les données sous forme de tableau.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Noms de champs de l’assistant, vous pouvez vérifier que la première ligne est identifiée comme des noms de champs pour les données.
Cliquez sur Terminer pour terminer l’assistant. La boîte de dialogue Configuration de base de données s'ouvre.

Sur la boîte de dialogue Configuration de base de données, cliquez sur Enregistrements par élément.
Sur la page de propriétés Enregistrements par élément, pour Nombre maximum d’enregistrements par élément imprimé, saisissez 6.

Dans cet exemple, 6 est un nombre arbitraire. Généralement, vous fixeriez la limite maximale d’enregistrements à un nombre qui tiendrait réellement sur l’étiquette ou dans l’objet texte.

Cochez la case Interruption lorsque le champ change en cliquant dessus.
Dans la liste Champs, cliquez pour cocher la case Région, puis cliquez sur OK. Ce paramètre fait que les enregistrements retournés soient interrompus chaque fois que la valeur du champ Région change.
Cliquez pour cocher la case Combiner plusieurs enregistrements en un seul champ.
Dans la liste Champs, cliquez pour cocher la case Produit, puis cliquez sur OK. Ce paramètre permet aux valeurs de champ Produit retournées d’apparaître dans un objet texte unique sur le modèle.
Pour l'option Séparateur, cliquez pour sélectionner Personnaliser, puis saisissez une virgule suivie d'un espace (, ). Ce paramètre spécifie que les produits qui sont répertoriés dans l’objet texte sont séparés par une virgule suivie d’un espace.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Ordre de tri.
Dans la page de propriétés Ordre de tri, double-cliquez sur Région pour l'ajouter à la liste Champs à trier par. Autrement, faites glisser Région de la liste Champs disponibles vers la liste Champs à trier par. Cette opération fait que les enregistrements retournés soient triés selon les valeurs du champ Région.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration de base de données.

Dans le volet Sources de données de la Boîte à outils, développez le nœud Champs de base de données, puis faites glisser Région sur le modèle. Un objet texte est créé en utilisant la source de données champs de base de données Région.
Dans le volet Sources de données, localisez Produit [+] sous Champs de base de données, puis faites glisser Produit [+] jusqu’à un endroit du modèle qui se trouve sous l’objet texte Région. Un objet texte est créé en utilisant la source de données champs de base de données Produit [+].
Utilisez les flèches de la barre de navigation d’enregistrement (au bas de la zone de création du modèle) pour afficher les éléments qui seront imprimés pour ce document.

Il se peut que vous voyiez que la liste de produits sur un élément est trop large pour tenir sur le modèle. Lorsque cela se produit, vous pouvez modifier l’objet texte pour que la liste des produits s’ajuste sur plusieurs lignes dans l’objet.

Pour ajuster la liste de produits dans l’objet texte
1. Double-cliquez sur l’objet texte Produits [+] pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés du texte. Autrement, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'objet, puis cliquez sur Propriétés.
2. Dans la boîte de dialogue Propriétés du texte, cliquez sur Format de texte pour ouvrir la page de propriétés Format de texte.
3. Dans l'onglet Ajuster, cliquez pour cocher la case Ajuster à la largeur.
4. Cliquez sur Fermer.
5. Ajustez la largeur de l'objet en faisant glisser la poignée de dimensionnement horizontale de l'objet jusqu'à ce que l'objet ait la largeur souhaitée.

Dans cet exemple, l’impression de votre document rend trois éléments qui ressemble à l’exemple suivant.

Trois éléments sont imprimés parce qu’il y a trois régions dans la base de données et que tous les produits pour chaque région tiennent sur l’élément imprimé. Le nombre maximum de produits par élément imprimé est fixé à six, de sorte que si une région comptait plus de six produits, les produits supplémentaires de cette région seraient imprimés sur un élément distinct. De même, si vous deviez ajouter une autre région, un élément supplémentaire serait imprimé.

Produit	Région
Couteau Torchon Tasse à café Fourchette Cuillère Pinces Dessous de plat Verre Verre à pied Spatule Tasse à thé Verre à jus Gobelet	Région Ouest Région Est Région Sud Région Ouest Région Ouest Région Ouest Région Est Région Sud Région Sud Région Est Région Sud Région Sud Région Sud