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Un flujo de trabajo es una serie de pasos que definen el ciclo de vida de un documento u otro archivo de BarTender. Para un archivo almacenado en Librarian, un flujo de trabajo es una serie de estados y transiciones entre los estados por los que progresa el archivo. Estos flujos de trabajo pueden ayudarle a automatizar sus procesos empresariales, como la revisión de diseños de plantillas o la aprobación de documentos para su producción.
Observe la siguiente situación:
Un cliente quiere que usted desarrolle una etiqueta nutricional para que su empresa la utilice en los envases. Usted asigna la tarea de diseñar la etiqueta a uno de sus empleados. Una vez completado el diseño, otro empleado verifica que el diseño cumpla las especificaciones de su cliente. Finalmente, la etiqueta se rechaza y se devuelve al diseñador o se aprueba y se entrega a su cliente.
Un posible flujo de trabajo para este escenario incluye los siguientes estados:
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Nuevo
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En desarrollo
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En revisión
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Aprobado/Rechazado
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Entregado
Las transiciones entre estos estados podrían denominarse "enviar a desarrollo", "enviar a revisión", "enviar a aprobación" y "enviar a entrega" o "devolver a desarrollo".
Cuando se utiliza un flujo de trabajo que asigna estados y transiciones a un archivo, se puede hacer un seguimiento del estado del diseño del documento de principio a fin. También puede especificar los usuarios que quiera que tengan acceso al documento en cada etapa de su ciclo de vida.
En BarTender, Workflow Designer proporciona un lienzo de diseño en el que puede colocar objetos que representan estados y transiciones para construir el flujo de trabajo que necesita. Puede crear un flujo de trabajo a partir de un lienzo en blanco o utilizar una plantilla de flujo de trabajo preconfigurada. También puede modificar los flujos de trabajo existentes.
Después de crear o modificar su flujo de trabajo, ejecute una verificación para asegurarse de que es válido y luego publique el flujo de trabajo. Después de publicar el flujo de trabajo, puede crear una o más reglas de flujo de trabajo que asignen el flujo de trabajo a archivos o tipos de archivos específicos de Librarian.
Para crear un nuevo flujo de trabajo desde un lienzo en blanco
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En Flujos de trabajo de la página Configuración de Librarian, haga clic en Nuevo flujo de trabajo.
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En el cuadro de diálogo Crear nuevo flujo de trabajo, haga clic en En blanco. Workflow Designer abre y muestra un lienzo en blanco que solo tiene el estado Al añadir y la transición inicial añadidos por defecto.
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Utilice las herramientas de selección de objetos de la cinta para colocar los objetos de estado, estado de aprobación y transición en el lienzo de diseño que necesite para su flujo de trabajo.
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En el panel de propiedades de cada objeto, configure las opciones que desee.
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Haga clic en Validar flujo de trabajo. Se ejecuta una comprobación y se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo, que indica si el diseño del flujo de trabajo es válido y puede publicarse. Si el diseño del flujo de trabajo no es válido, se describen los errores para que pueda solucionarlos.
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Si intenta cerrar Workflow Designer antes de hacer clic en Validar flujo de trabajo, y si el flujo de trabajo tiene errores, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo y ofrece las siguientes opciones:
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Salir: Cierra Workflow Designer y le devuelve a la página Configuración de Librarian. Su flujo de trabajo aparece en la lista de Flujos de trabajo, pero si hace clic en Publicar cambios, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo. Debe corregir los errores antes de publicar el flujo de trabajo.
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Volver a Workflow Designer: Le devuelve a Workflow Designer para que pueda corregir los errores del flujo de trabajo.
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Cerrar Workflow Designer.
Para crear un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla preconfigurada
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En Flujos de trabajo de la página Configuración de Librarian, haga clic en Nuevo flujo de trabajo.
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En el cuadro de diálogo Crear nuevo flujo de trabajo, haga clic en la clave de codificación que quiera. Se abre Workflow Designer y muestra la plantilla.
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Según sea necesario, utilice las herramientas de selección de objetos de la cinta para mover, cambiar el tamaño o eliminar cualquiera de los objetos preconfigurados o para colocar objetos adicionales en el lienzo de diseño.
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En el panel de propiedades de cada objeto, configure las opciones que desee.
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Haga clic en Validar flujo de trabajo. Se ejecuta una comprobación y se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo, que indica si el diseño del flujo de trabajo es válido y puede publicarse. Si el diseño del flujo de trabajo no es válido, se describen los errores para que pueda solucionarlos.
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Si intenta cerrar Workflow Designer antes de hacer clic en Validar flujo de trabajo, y si el flujo de trabajo tiene errores, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo y ofrece las siguientes opciones:
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Salir: Cierra Workflow Designer y le devuelve a la página Configuración de Librarian. Su flujo de trabajo aparece en la lista de Flujos de trabajo, pero si hace clic en Publicar cambios, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo. Debe corregir los errores antes de publicar el flujo de trabajo.
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Volver a Workflow Designer: Le devuelve a Workflow Designer para que pueda corregir los errores del flujo de trabajo.
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Cerrar Workflow Designer.
Para modificar un flujo de trabajo existente
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Dentro de Flujos de trabajo de la página Configuración de Librarian, seleccione el flujo de trabajo que desee modificar y, a continuación, haga clic en Editar flujo de trabajo. Se abre Workflow Designer y muestra el flujo de trabajo.
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Realice las modificaciones que desee añadiendo, modificando o eliminando objetos y/o editando las propiedades de cada objeto en su panel de propiedades.
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Haga clic en Validar flujo de trabajo. Se ejecuta una comprobación y se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo, que indica si el diseño del flujo de trabajo es válido y puede publicarse. Si el diseño del flujo de trabajo no es válido, se describen los errores para que pueda solucionarlos.
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Si intenta cerrar Workflow Designer antes de hacer clic en Validar flujo de trabajo, y si el flujo de trabajo tiene errores, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo y ofrece las siguientes opciones:
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Salir: Cierra Workflow Designer y le devuelve a la página Configuración de Librarian. Su flujo de trabajo aparece en la lista de Flujos de trabajo, pero si hace clic en Publicar cambios, se muestra el cuadro de diálogo Validar flujo de trabajo. Debe corregir los errores antes de publicar el flujo de trabajo.
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Volver a Workflow Designer: Le devuelve a Workflow Designer para que pueda corregir los errores del flujo de trabajo.
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Cerrar Workflow Designer.
Para publicar un flujo de trabajo
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Dentro de Flujos de trabajo de la página Configuración de Librarian, seleccione el flujo de trabajo que desee publicar y, a continuación, haga clic en Publicar cambios.
En este apartado
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Utilizar Workflow Designer
Cree flujos de trabajo para gestionar el ciclo de revisión de sus documentos, especifique los usuarios que desee que tengan acceso al documento en cada etapa de su desarrollo, y configure las notificaciones por correo electrónico que desee que se envíen cuando un documento pase de un estado a otro en el flujo de trabajo.