Dialogfeld „Datensätze auswählen“

Das Suchfeld befindet sich oben im Steuerelement. Sie können in der Datensatzliste nach einer Datensatz-Untergruppe filtern, indem Sie Zeichen in das Eingabefeld eingeben. Klicken Sie zur Entfernung eines Filters auf rechts vom Eingabefeld.

In der Spalte wird die Datensatznummer für jeden einzelnen Datensatz in der Datensatzreihe angezeigt.

Diese Spalte gibt an, welche Datensätze zum Drucken ausgewählt sind. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben einem Datensatz, um diesen zum Drucken auszuwählen. Klicken Sie erneut auf das Kontrollkästchen, um die Auswahl des Datensatzes aufzuheben. Sie können auch alle Datensätze in der Liste auswählen oder entfernen, indem Sie das Kontrollkästchen oben in der Spalte auswählen oder die Markierung aufheben. Diese Spalte ist nicht verfügbar, wenn die Spalte Menge verwendet wird.

In der Standardeinstellung werden in diesem Dialogfeld Spalten angezeigt, die den mit einem Vorlagenobjekt verknüpften Datenbankfeldern entsprechen. Sie können die Liste der Datensätze, die auf der Spalte eines Datenbankfelds basieren, durch Klicken auf die Spaltenüberschrift sortieren. Wenn keine Datenbankfelder aus der verbundenen Datenbank mit einem Vorlagenobjekt verknüpft sind, werden alle Datenbankfelder in den Spalten des Dialogfelds angezeigt.

Der Datensatznavigator befindet sich direkt unter den Zeilen der Datensatzreihe. Zeigt die Nummer des aktuell gewählten Datensatzes sowie die Gesamtzahl der Datensätze in der Liste an. Mit den Navigationspfeilen können Sie schnell durch die Datensatzreihe zu einem bestimmten Datensatz navigieren.

Diese Feld zeigt die Nummern der Datensätze an, die zum Drucken ausgewählt sind.

Sie können die Datensätze, die gedruckt werden sollen, auch manuell angeben, indem Sie sie in das Feld Ausgewählte Datensätze eingeben. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Verwenden Sie Kommata, um eine Reihe von separaten Datensatznummern anzugeben (z. B.: 1,3,7.)

• Verwenden Sie einen Bindestrich, um einen Bereich von Datensätzen anzugeben (z. B.: 1-3.)

• Verwenden Sie eine Kombination aus Kommata und Bindestrichen, um sowohl eine Reihe als auch einen Bereich von Datensätzen anzugeben (z. B.: 1-3,7,8.)

• Verwenden Sie Klammern, um eine benutzerdefinierte Anzahl von Kopien anzugeben (z. B.: 1-3,7,8,9(14),12-40,41-43(14)). Diese Option überschreibt die Einstellung Kopien auf der Mini-Registerkarte Menge des Dialogfelds Drucken und ist verfügbar, wenn Sie im Dialogfeld Optionen für Druckmenge das Kontrollkästchen Datensatzauswahldialog das Überschreiben von Kopien gestatten markieren.

Wenn die Spalte Menge verwendet wird, können Sie zusätzlich die Druckmenge der ausgewählten Datensätze in diesem Feld angeben.

Um das Suchfeld ein- oder auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Dialogfeld und dann auf Suchfeld ausblenden oder Suchfeld einblenden.

Verwenden Sie die Spalte Menge, um die Anzahl der Kopien anzugeben, die für einen ausgewählten Datensatz gedruckt werden sollen. Die Spalte Menge steht im Dialogfeld Datensätze auswählen nur zur Verfügung, nachdem sie zur Verfügung gestellt wurde.

So stellen Sie die Spalte Menge zur Verfügung

Wenn Sie eine Zeile anklicken, um den entsprechenden Datensatz zum Drucken auszuwählen, wird die angezeigte Standardmenge durch den Wert bestimmt, der im Feld Kopien der Mini-Registerkarte Menge des Dialogfelds Drucken vorgegeben ist. Sie können die Standardmenge übergehen, indem Sie einen neuen Wert angeben. Dazu haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Doppelklicken Sie in der Spalte Menge auf den Standardwert für den ausgewählten Datensatz und geben Sie dann den gewünschten Wert ein. Alternativ können Sie auch mit den Aufwärts- und Abwärts-Pfeilen die Menge angeben.

• Geben Sie im Feld Ausgewählte Datensätze die Menge für einen Datensatz ein, für den eine andere Druckmenge als die Standardmenge benötigt wird. Geben Sie dazu die Menge in Klammern unmittelbar nach der Datensatznummer ein. Wenn Sie zum Beispiel in das Feld Ausgewählte Datensätze die Zeichenfolge „2,3,4(2)“ eingeben, werden zwei Kopien von Datensatz Nr. 4 gedruckt, während für die Datensätze Nr. 2 und Nr. 3 die Standardzahl an Kopien gedruckt wird. Sie können nur dann die Druckmenge im Feld Ausgewählte Datensätze angeben, wenn die Spalte Menge verfügbar gemacht wurde.

Das Dialogfeld Datensätze auswählen unterstützt mehrere Methoden zum Filtern der angezeigten Datensätze. Sie können die Methode verwenden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht: von einem einfachen Feldfilter oder einer bedingten Anweisung bis zu einem komplexeren Ausdruck, der eine oder mehrere bedingte Anweisungen und eine oder mehrere Spalten umfasst. Nähere Informationen über das Filtern von Datensätzen finden Sie unter Filtern von Daten mithilfe des Dialogfelds „Datensätze auswählen“.

Sie haben folgende Möglichkeiten, die im Dialogfeld angezeigten Datensätze zu sortieren:

• Klicken Sie einmal auf die Spaltenüberschrift des gewünschten Datenbankfelds, um einen Datensatz in aufsteigender Reihenfolge basierend auf den Werten dieser Spalte zu sortieren. Um in absteigender Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift. Wenn Sie auf eine andere Spaltenüberschrift klicken, wird die gesamte Sortierung in der vorherigen Spalte entfernt.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Spalte, anhand der Sie sortieren möchten, und klicken Sie dann entweder auf Aufsteigend sortieren oder auf Absteigend sortieren. Sie können auf dieselbe Weise anhand einer zweiten Spalte sortieren und so innerhalb der ersten Sortierreihenfolge eine zweite Sortierreihenfolge erzeugen.

Wenn Sie die Gruppierung verwenden, wird die Datensatzliste für die einzelnen Einträge in der Spalte, nach der die Gruppierung erfolgt, in Knoten zusammengefasst. Um einzelne Knoten zu expandieren, um die Datensätze innerhalb dieses Knotens anzuzeigen, klicken Sie auf neben dem gewünschten Knoten. Um expandierte Knoten zu komprimieren, klicken Sie auf neben dem gewünschten Knoten.

Wenn Sie Datensätze gruppieren möchten, stehen Ihnen im Kontextmenü die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Nach dieser Spalte gruppieren: Gruppiert die Datensatzliste nach der Spalte, in der das Kontextmenü geöffnet wurde. Wenn Sie diese Option im Kontextmenü eines vorhandenen Knotens anklicken, nach dem die Gruppierung erfolgt, wird die Datensatzreihe innerhalb der einzelnen Knoten auf höchster Ebene nach der neuen Spalte gruppiert, was zu einer hierarchischen Gruppierungsdarstellung führt.

• Feld „Gruppieren nach“ einblenden: Öffnet einen interaktiven Bereich über der Datensammlung, in dem Sie die Datensammlung gruppieren können. Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift in den interaktiven Bereich, um die Datensatzliste nach dieser Spalte zu gruppieren. Wenn Sie nach mehreren Spalten gruppieren, wird in diesem Bereich die Gruppierungshierarchie angezeigt. Sie können die Hierarchie ändern, indem Sie die Spaltenüberschriften innerhalb der interaktiven Zeile durch Ziehen und Ablegen verschieben.

• Feld „Gruppieren nach“ ausblenden: Blendet den interaktiven Bereich Gruppieren nach aus. Dieser Vorgang hat keinen Einfluss auf die angegebene Gruppierung.

• Ganz ausfahren: Nachdem Sie die Datensatzreihe gruppiert haben, klicken Sie auf Ganz ausfahren, um jede der Datensatzreihen und alle Untergruppen innerhalb dieser Gruppen anzuzeigen.

• Vollständiger Einsturz: Nachdem Sie eine oder mehrere Gruppen von Datensatzreihen erweitert haben, klicken Sie auf Vollständiger Einsturz, um sie alle zu verkleinern.

Um die Spaltenreihenfolge und -breite schnell anzupassen, verwenden Sie die folgenden Methoden:

• Um die Spaltenreihenfolge anzupassen, ziehen Sie eine Spaltenüberschrift an eine Position zwischen zwei anderen Spaltenüberschriften.

• Um die Größe einer Spalte zu ändern, ziehen Sie die Ränder zwischen den Spaltenüberschriften.

Die folgenden zusätzlichen Anpassungen sind im Kontextmenü verfügbar:

• Alle Spalten anzeigen: Zeigt alle Felder an, unabhängig davon, ob sie als Datenquelle eines Objekts verwendet werden.

• Verwendete Spalten anzeigen: Stellt die Standardansicht wieder her, in der nur die Felder angezeigt werden, die mit Vorlagenobjekten verknüpft sind. Spalten, die Sie zuvor entfernt haben, werden wieder angezeigt, wenn sie mit einem Vorlagenobjekt verbunden sind.

• Diese Spalte ausblenden: Entfernt die Spalte, in der das Kontextmenü geöffnet wurde.

• Spaltenauswahl: Öffnet ein Fenster zur Spaltenanpassung, in dem alle Spalten aufgelistet sind, die derzeit nicht mit der Datensatzreihe angezeigt werden. Wenn eine Spalte aufgelistet ist, die Sie in die Anzeige aufnehmen möchten, ziehen Sie sie an die Stelle in der Kopfzeile, an der sie erscheinen soll.

• Beste Anpassung: Ändert die Größe der Spalte, aus der das Kontextmenü geöffnet wurde, in die Größe, die den enthaltenen Daten optimal entspricht.

• Anpassen (Alle Spalten): Ändert die Größe aller Spalten in die Größe, die den in den Spalten befindlichen Daten optimal entspricht.