搜尋面板位於對話方塊的頂部。透過將字元輸入輸入方塊中,您可以將記錄集篩選為子記錄集。若要移除篩選器,請按一下輸入方塊右側的 。
此欄指定要選取哪些記錄進行列印。按一下與記錄相鄰的核取方塊以選取該記錄進行列印;再次按一下該核取方塊以取消選取。或者,也可以按一下欄頂部的核取方塊來選取或清除記錄集的所有記錄。如果正在使用「數量」欄,則此欄不可用。
預設情況下,該對話方塊會顯示與連線到範本物件的資料庫欄位相符的欄。您可以透過按一下欄標頭來根據任意資料庫欄位欄以排序記錄集。如果已連線資料庫的資料庫欄位都沒有連線到範本物件,則所有資料庫欄位都會顯示於該對話方塊的欄。
記錄導覽器位於記錄集列的正下方,可顯示目前選取的資料庫記錄的記錄編號,以及記錄集內的記錄總數。您可以在記錄集中使用導覽箭頭快速前往特定記錄。
該字段顯示您已選擇打印的記錄的記錄編號。
您還可以在「已選取記錄」欄位中輸入記錄來手動指定要列印的記錄,如下所示。
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若要指定一系列單獨的記錄編號,請使用逗點 (例如:1,3,7)。
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若要指定記錄範圍,請使用連字號 (例如:1-3)。
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若要同時指定一系列和一定範圍的記錄,請使用逗點和連字號的組合 (例如:1-3,7,8)。
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若要指定自訂份數,請使用圓括號 (例如:1-3,7,8,9(14),12-40,41-43(14))。此選項會覆寫「列印」對話方塊的「數量」子索引標籤上的「份數」設定,並且在您按一下以選取「列印數量選項」對話方塊中的「允許記錄選取對話方塊覆寫份數」核取方塊時可用。
如果正在使用「數量」欄,則您還可以在此欄位中為已選取記錄指定列印數量。
若要隱藏或顯示搜尋面板,請在對話方塊任何位置按一下滑鼠右鍵,然後按一下「隱藏搜尋面板」或「顯示搜尋面板」。
使用「數量」欄可以指定要為所選記錄列印的份數。「數量」欄必須在啟用後,才會顯示於「選取記錄」對話方塊。
啟用數量欄
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在「列印」對話方塊的「數量」子索引標籤上,按一下「份數」欄位旁邊的 以開啟「列印數量選項」對話方塊。
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按一下以選取「在列印對話中指定數量」。
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按一下以選取「允許記錄選擇對話覆寫副本」核取方塊,然後按一下「確定」。
按一下某列以選取要列印的記錄時,指示的預設數量會取決於「列印」對話方塊「數量」子索引標籤的「份數」欄位所指定的值。您可以透過指定新值來覆寫預設數量。若要執行此動作,請使用下列其中一種方法:
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在所需記錄的「數量」欄中,按兩下所選記錄的預設值,然後輸入您想要的值。或者,也可以使用上下箭頭控制項指定數量。
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在「已選取記錄」欄位中,可為所需列印數量不等於預設數量的任何記錄輸入數量。若要執行此動作,請在記錄編號後緊接著輸入數量 (以括號括住)。例如,如果在「已選取記錄」欄位輸入"2,3,4(2)",就會列印 2 份記錄 4,而記錄 2 和 3 的列印份數則會按照預設。您僅有在「數量」欄啟用後,才可在「已選取記錄」欄位中指定列印數量。
「選取記錄」對話方塊支援多種用於篩選顯示資料庫記錄的方法。您可以使用最符合您需求的方法,從簡單的欄位篩選器或條件陳述式,到包含一或多個條件陳述式以及一或多個欄的複雜運算式都行。如需有關如何篩選記錄集的更多資訊,請參閱「使用選取記錄對話方塊篩選資料」。
您可以使用下列其中一種方法為對話方塊所顯示的記錄進行排序:
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您可以隨時清除所有排序,方法是:右鍵按一下對話方塊的任意位置,然後按一下「清除所有排序」。
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使用分組時,記錄集會摺疊為分組依據欄內每個唯一項目的節點。若要展開個別節點以查看該節點的記錄,請按一下所需節點旁邊的 。若要摺疊已展開的節點,請按一下所需節點旁邊的 。
若要將記錄分組,內容功能表的以下選項可供使用:
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依此欄編組:依據已開啟內容功能表的欄,將記錄集加以分組。按一下現有分組依據節點內容功能表的此選項後,每個最上層節點內的記錄集都會根據新的欄進一步加以分組,從而產生階層式的分組顯示。
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顯示分組依據方塊:在記錄集上方開啟一個互動區域,可用於對記錄集進行分組。將欄標頭拖曳至此互動區域以按該欄分組。如果按多欄進行分組,此區域會顯示分組依據的階層。您可以透過在互動列內「拖放」欄標頭,來加以修改階層。
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隱藏分組依據方塊:隱藏互動「分組依據方塊」區域。此動作不會影響指定的分組。
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全部展開:將記錄集分組後,按一下「全部展開」以顯示每個記錄集群組及其中的任何子群組。
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完全摺疊:展開一或多個記錄集群組後,按一下「完全摺疊」以將其完全摺疊。
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若要清除指定的所有分組,請在內容功能表按一下「顯示分組依據方塊」,在「分組依據方塊」區域按一下滑鼠右鍵,然後按一下「清除分組」。若要僅清除特定的分組,請在「分組依據方塊」區域對要清除的群組按一下滑鼠右鍵,然後按一下「取消群組」。
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若要快速自訂欄順序和寬度,請使用以下方法:
內容功能表提供以下其他自訂項目:
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顯示所有欄:顯示所有欄位,無論這些欄位作為物件資料來源與否。
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顯示已使用的欄:返回僅顯示連線到範本物件欄位的預設檢視。如果您先前移除的欄連接至範本物件,此欄就會再次顯示。
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隱藏此欄:移除透過其開啟內容功能表的欄。
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欄選擇器:開啟欄自訂視窗,該視窗列出目前未在記錄集中顯示的任何欄。如果要顯示列出的某欄,請將該欄拖曳至標題列中您想要其顯示的位置。
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最佳適合:內容功能表開啟後的所在欄將配合欄內資料來調整為最佳大小。
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最佳適合 (所有欄):將所有欄配合各欄資料來調整為最佳大小。