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「工作流程」是定義 BarTender 文件或其他檔案的生命週期的一系列步驟。對儲存在 Librarian 中的檔案而言，工作流程是一系列狀態以及檔案進行狀態之間的轉換。這些工作流程可以協助您自動化業務流程，例如檢閱範本設計或核准生產文件。
請參考下列情況：
客戶希望您為他們公司開發用於包裝上的營養標籤。您將設計標籤的任務指派給一名員工。設計完成後，另一名員工確認設計是否符合客戶的規格。最終的結果為，拒絕標籤並將其退回給設計者，或者核准標籤並將其交付給客戶。
適用於此情況的一種可能的工作流程包括下列狀態：
這些狀態之間的轉換可以是「傳送給開發」、「傳送給檢閱」、「提交供核准」和「傳送給交付」或「返回開發」。
使用將狀態和轉換指派給檔案的工作流程時，您可以從頭到尾追蹤文件設計的狀態。您還可以在文件生命週期的每個階段，指定可存取文件的使用者。
在 BarTender 中，工作流程設計工具提供了一個設計畫布，您可以在其中放置代表狀態和轉換的物件，以建置所需的工作流程。您可以從空白畫布建立工作流程，也可以使用預先設定的工作流程範本。您還可以修改現有的工作流程。
建立或修改工作流程後，請執行驗證檢查以確保工作流程有效，然後發佈工作流程。發佈工作流程後，您可以建立一個或多個工作流程規則，將工作流程指派給特定的 Librarian 檔案或檔案類型。
從空白畫布建立新工作流程
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在「Librarian 設定」頁面的「工作流程」下，按一下「新增工作流程」。
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在「建立新的工作流程」對話方塊中，按一下「空白」。工作流程設計工具會開啟並顯示空白畫布，該畫布僅具有預設的「新增時」狀態和初始轉換。
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使用功能區中的物件選取工具，將工作流程所需的狀態、核准狀態和轉換物件放置在設計畫布上。
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在每個物件的屬性窗格中，設定所需的選項。
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按一下「驗證工作流程」。系統會執行驗證檢查，然後顯示「驗證工作流程」對話方塊，該對話方塊會指出工作流程設計是否有效以及是否可發佈。如果工作流程設計無效，則會顯示一則描述錯誤的訊息，以便您可以修正錯誤。
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如果您在按一下「驗證工作流程」之前嘗試關閉工作流設計工具，並且如果工作流程有錯誤，則會顯示「驗證工作流程」對話方塊並提供下列選項：
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關閉工作流程設計工具。
從預先設定的範本建立新工作流程
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在「Librarian 設定」頁面的「工作流程」下，按一下「新增工作流程」。
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在「建立新的工作流程」對話方塊中，按一下所需的預先設定範本。這會開啟工作流程設計工具並顯示該範本。
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根據需要，使用功能區中的物件選取工具來移動、調整大小或刪除任何預先設定的物件，或在設計畫布上放置其他物件。
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在每個物件的屬性窗格中，設定所需的選項。
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按一下「驗證工作流程」。系統會執行驗證檢查，然後顯示「驗證工作流程」對話方塊，該對話方塊會指出工作流程設計是否有效以及是否可發佈。如果工作流程設計無效，則會顯示一則描述錯誤的訊息，以便您可以修正錯誤。
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如果您在按一下「驗證工作流程」之前嘗試關閉工作流設計工具，並且如果工作流程有錯誤，則會顯示「驗證工作流程」對話方塊並提供下列選項：
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關閉工作流程設計工具。
修改現有的工作流程
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在「Librarian 設定」頁面的「工作流程」下，選取要修改的工作流程，然後按一下「編輯工作流程」。這會開啟工作流程設計工具並顯示該工作流程。
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透過新增、修改或刪除物件和/或在屬性窗格中編輯每個物件的屬性來進行所需的修改。
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按一下「驗證工作流程」。系統會執行驗證檢查，然後顯示「驗證工作流程」對話方塊，該對話方塊會指出工作流程設計是否有效以及是否可發佈。如果工作流程設計無效，則會顯示一則描述錯誤的訊息，以便您可以修正錯誤。
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如果您在按一下「驗證工作流程」之前嘗試關閉工作流設計工具，並且如果工作流程有錯誤，則會顯示「驗證工作流程」對話方塊並提供下列選項：
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關閉工作流程設計工具。
發佈工作流程
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