Cuadro de diálogo Seleccionar registros

Filtra el conjunto de registros según los caracteres introducidos. También denominado panel de búsqueda, la casilla de búsqueda está situada a lo largo del borde superior del cuadro de diálogo. Para eliminar un filtro Buscar, haga clic en , situado en la parte derecha del cuadro de entrada.

Muestra el número de registro para el registro de la fila correspondiente.

Especifica qué registros se han seleccionado para imprimir. Haga clic en la casilla adyacente a un registro para seleccionar dicho registro para imprimirlo; haga clic otra vez en la casilla para deseleccionar el registro. De forma alternativa, puede seleccionar o deseleccionar todos los registros del conjunto de registros haciendo clic en la casilla de verificación de la parte superior de la columna. Esta columna no está disponible si se ha activado la Columna de cantidad.

De forma predeterminada, el cuadro de diálogo muestra columnas que coincidan con los campos de la base de datos que están conectadas a un objeto de la plantilla. Puede ordenar el conjunto de registros en base a cualquier columna de campo de base de datos haciendo clic en el encabezado de la columna.

Muestra el número de registro para el registro de la base de datos seleccionad, así como el número total de registros incluidos en el conjunto de registros. Permite navegar rápidamente a través del conjunto de registros hasta el registro deseado utilizando las flechas de navegación.

Muestra los números de registro para los registros que se hayan seleccionado para imprimir. Puede especificar manualmente los registros que desee imprimir introduciendo los registros deseados en el campo Registros seleccionados. Se puede especificar una serie de números de registro mediante comas: 1,3,7. Un rango de registros se puede especificar utilizando guiones: 1-3. Puede especificar tanto una serie como un rango de registros para imprimir utilizando una combinación de guiones y comas: 1-3,7,8. Si se ha activado la Columna cantidad, puede especificar además la cantidad de copias de los registros seleccionados en este campo.

Puede quitar el campo Buscar del cuadro de diálogo haciendo clic con el botón secundario en cualquier parte del cuadro de diálogo y seleccionado Ocultar panel de búsqueda del menú contextual. Alternativamente, puede seleccionar Mostrar panel de búsqueda en el menú contextual para mostrar el campo Buscar en el cuadro de diálogo, en caso de que se haya ocultado anteriormente.

La Columna cantidad permite especificar las copias que se quieran imprimir de un registro seleccionado. Al hacer clic en una fila para seleccionar el registro para imprimirlo, la cantidad predeterminada indicada viene dada por el valor especificado en el campo Copias del cuadro de diálogo Imprimir de la minificha Cantidad. Puede anular la cantidad predeterminada especificando un nuevo valor utilizando uno de los siguientes métodos:

• En la Columna cantidad del registro deseado, haga doble clic en el valor del registro seleccionado e introduzca el valor deseado. Alternativamente, utilice los controles de flecha arriba y abajo para especificar la cantidad deseada.

• En el campo Registros seleccionados, indique la cantidad de los correspondientes registros de los que requiera una cantidad de impresión diferente a la predeterminada. Para ello, escriba la cantidad entre paréntesis inmediatamente después del número de registro. Por ejemplo, si escribe "2,3,4(2)" en el campo Registros seleccionados, se imprimirán 2 copias del registro n.º 4, mientras que se imprimirá la cantidad de copias predeterminada para los registros n.º 2 y 3. Puede especificar la cantidad de impresiones en el campo Registros seleccionados solo cuando se haya activado la Columna cantidad.

La Columna cantidad está disponible en el cuadro de diálogo Seleccionar registros solo después de haberla activado.

Para activar la Columna cantidad en el cuadro de diálogo Seleccionar registros

El cuadro de diálogo Seleccionar registros es compatible con varios métodos para filtrar los registros de la base de datos mostrados. Puede elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades, desde un sencillo botón de filtrado o una fila de autofiltro para columnas individuales, hasta una expresión más compleja que conlleve una o más instrucciones condicionales y una o más columnas. Para obtener más información sobre el filtrado del conjunto de registros, consulte Filtrar datos utilizando un cuadro de diálogo Seleccionar registros.

Puede ordenar los registros mostrados en el cuadro de diálogo utilizando uno de los métodos siguientes:

• Haga clic en el encabezado de la columna del campo de la base de datos deseado, para organizar el conjunto de registros en orden ascendente en base a los valores de dicha columna. Si lo desea, puede hacer clic en el encabezado de la columna otra vez para organizarlo en orden descendente. Seguir haciendo clic en el encabezado de la columna cambiará entre orden ascendente y descendente. Hacer clic en el encabezado de otra columna elimina TODAS las clasificaciones de la columna anterior.

• Haga clic en cualquier parte de la columna que quiere clasificar por y seleccionar entre Ordenar ascendentemente u Ordenar descendentemente en el menú contextual. Puede clasificar en una segunda columna de esta misma manera y crear un orden de clasificación secundario dentro del primer orden de clasificación.

Cuando active el agrupamiento, el conjunto de registros se colapsará en nodos para cada entrada única dentro de la columna agrupada. Los nodos individuales se pueden expandir para ver los registros situados dentro del nodo haciendo clic en , situado junto al nodo deseado. Los nodos expandidos se pueden colapsar haciendo clic en , situado junto al nodo deseado.

Cuando se desee realizar un agrupamiento, desde el menú contextual del cuadro de diálogo puede acceder a las siguientes opciones:

• Agrupar por esta columna: Agrupa el conjunto de registros por la columna en la que se haya abierto el menú contextual. Cuando se seleccione desde un menú contextual abierto utilizando una columna dentro de un nodo agrupado existente, el conjunto de registros de cada nodo de nivel superior se agrupará por la columna en la que el menú contextual se haya abierto, creando una visualización jerárquica agrupada.

• Mostrar cuadro Agrupar por: Activa el área interactiva situada sobre el conjunto de registros. Haga clic y arrastre un encabezado de columna a esta zona interactiva para agrupar el conjunto de registros por la columna. Muestra la jerarquía de grupo cuando haya activado el agrupamiento en base a múltiples columnas, y le permite modificar la jerarquía arrastrando y soltando encabezados de columna dentro de la fila interactiva.

• Ocultar cuadro Agrupar por: Oculta el cuadro Agrupar por situado sobre el conjunto de registros. No afecta al agrupamiento especificado.

• Expandir completamente: Una vez que se haya agrupado el conjunto de registros, seleccionar Expandir completamente expandirá cada uno de los grupos del conjunto de registros, así como cualquier subgrupo que contengan.

• Contraer completamente: Si se ha expandido alguno de los grupos de conjuntos de registros, seleccionar Contraer completamente colapsará todos los grupos expandidos.

Para eliminar todos los agrupamientos que haya especificado previamente, seleccione Mostrar cuadro Agrupar por desde el menú contextual y, posteriormente, haga clic derecho en el "cuadro Agrupar por" y seleccione Borrar agrupamiento. Alternativamente, para eliminar solo un grupo específico por especificación, en el "Cuadro Agrupar por", haga clic derecho en el agrupamiento que desea eliminar y seleccione Desagrupar.

Puede utilizar los siguientes métodos para personalizar rápidamente el orden de columnas y su anchura:

• Modificar el orden de columnas haciendo clic y arrastrando el encabezado de una columna a la ubicación deseada entre otros dos encabezados de columna y soltándolo allí.

• Cambiar el tamaño de las columnas haciendo clic y arrastrando los límites entre los encabezados de las columnas.

Existen personalizaciones de columna adicionales entre las opciones del menú contextual.

• Mostrar todas las columnas: Cuando está seleccionada, muestra todos los campos, independientemente de si se utilizan o no como orígenes de datos del objeto.

• Mostrar columnas utilizadas: Al seleccionarlo, devuelve la vista predeterminada para mostrar solo aquellos campos conectados a los objetos de la plantilla. Mostrará las columnas que haya eliminado anteriormente, asumiendo que estén conectadas a un objeto de la plantilla.

• Eliminar esta columna: Elimina la columna a partir de la que se haya abierto el menú contextual.

• Selector de columnas: Abre una ventana de personalización de una columna que enumera cualquier columna no mostrada en este momento con el conjunto de registros; si existe una columna mostrada que quiera incluir en la vista, haga clic en ella y arrástrela hasta la ubicación en la fila de encabezados donde quiera que aparezca.

• Ajuste perfecto: Cambie la columna a partir de la que se haya abierto el menú contextual a su tamaño óptimo para ajustar los datos de su interior.

• Ajuste perfecto (todas las columnas): Cambia el tamaño de todas las columnas a su tamaño óptimo para ajustar los datos dentro de cada columna.